V současné práci organizací se vypracovávají různé dokumenty. Ospravedlňují obchodní transakce, transakce nebo výdaje. Finanční úřady si přitom mohou kdykoli vyžádat informace, a to i v případě, že souvisejí s činností vašeho obchodního partnera. Proto je důležité uschovat všechny dokumenty. Dále vám řekneme, co je třeba vzít v úvahu při organizaci ukládání dokumentů.

„Sedm nových FSBU: Nájemné, nehmotná aktiva, dlouhodobý majetek, kapitálové investice, tok dokumentů, zásoby, inventář“ je nejodbornější kurz pro úředníky, který pomáhá porozumět složitým úředním požadavkům a implementovat je do práce ve vaší organizaci.

Školení je velmi pohodlné: jasné video přednášky, testy, příklady v 1C, online setkání s učiteli, odpovědi na všechny vaše otázky v uzavřeném chatu.

Podívejte se na tréninkový program

Jak organizovat ukládání dokumentů

Postup ukládání dokumentace je:

z organizace ukládání dokumentů;

zajištění bezpečnosti dokumentů.

Pro ukládání dokumentů v organizaci odpovídá manažer (Umění. 29 zákona č. 402-FZ). Tyto pravomoci může svým příkazem přenést na jiného zaměstnance, např. hlavní účetní. Ve velké společnosti může být za organizaci skladování dokumentů zodpovědný archivář.

Regulační dokumenty upravující skladování

Postup a podmínky pro ukládání dokumentů jsou stanoveny:

federální zákon ze dne 22.10.2004. října 125 č. XNUMX-FZ „O archivnictví v Ruské federaci“;

federální zákon ze dne 06.12.2011. prosince 402 č. XNUMX-FZ „o účetnictví“;

FSBU 27/2021 „Dokumenty a tok dokumentů v účetnictví“, schválené nařízením Ministerstva financí ze dne 16.04.2021. dubna 62 č. XNUMXn;

seznam standardních manažerských archiválií vzniklých v průběhu činnosti organizací s uvedením doby jejich uchovávání, schválený výnosem Spolkového archivu ze dne 20.12.2019. prosince 236 č. XNUMX;

pravidla pro organizaci uchovávání, pořizování, evidenci a používání archiválií schválená vyhláškou Ministerstva kultury ze dne 31.03.2015. března 526 č. XNUMX;

metodická doporučení Rosarkhivu ze dne 19.07.2018. července XNUMX č. b/n.

V poslední době se v organizacích rozšiřuje elektronická správa dokumentů. Elektronické dokumenty je také potřeba uchovávat.

V tomto případě věnujme pozornost dokumentu, který je nepovinný, ale doporučený pro dobrovolné použití – GOST R 54989-2012/ISO/TR 18492:2005, schválený příkazem Rosstandart ze dne 17.09.2012. září 325 č. XNUMX-st. Stanovuje pravidla pro zajištění dlouhodobé uchovávání elektronických dokumentů.

Organizace ukládání dokumentů

Všechny dokumenty lze rozdělit na aktuální a archivní.

Proud – jedná se o dokumenty, se kterými právě pracujete nebo které mají dočasnou dobu uložení.

Archiv – jedná se o dokumenty, u kterých bylo vyřízeno papírování.

Pravidla pro uchovávání aktuálních dokumentů zákon neupravuje. Papíry používané zaměstnanci při práci jsou zpravidla uloženy ve stolech nebo regálech umístěných v kancelářích.

Výjimka – důvěrné dokumenty. Jejich tok dokumentů musí být organizován odděleně a v místním nařízení definovat, které dokumenty jsou považovány za důvěrné, kteří zaměstnanci mají právo s nimi pracovat a jak k těmto informacím získávají přístup. Kromě toho budete muset oddělit důvěrné papíry od běžných a vyčlenit speciální prostor pro jejich uložení.

V archivu lze ukládat i aktuální dokumenty. Zpravidla se tam však ukládají dokumenty, pro které byla dokončena dokumentace nebo které mají trvalou nebo dočasnou (nad 10 let) dobu uložení.

Před přesunem pouzder do archivního úložiště jsou nutné přípravné práce.

V souvislosti s rozšiřováním elektronické správy dokumentů musí organizace stanovit postup pro ukládání takových dokumentů. Lze je uchovávat v elektronické podobě a vytisknout je na požádání např. finanční úřad.

Digitalizovat všechny dokumenty za účelem zničení papírových kopií je prostě nemožné. To je zákonem zakázáno. Jsou-li dokumenty ihned vyhotoveny na papíře, musí být uloženy v listinné podobě po celou dobu uložení.

Ukládání účetních dokladů

Od 2022. ledna 27 je povinné uplatňovat FSBU 2021/XNUMX. Stanovil následující pravidla pro ukládání účetních dokladů:

ČTĚTE VÍCE
Kolik stojí odstranění staré spárovací hmoty ze spár mezi dlaždicemi?

originály dokumentů musí být uchovány;

Dokumenty musí být uchovávány ve formě, ve které byly sestaveny. Je-li dokument vyhotoven na papíře, nelze jej po prvním převedení do digitální podoby pro uložení zničit;

dokumenty a údaje v nich obsažené musí být uloženy v Ruské federaci. Zde by měly být umístěny i účetní databáze.

Upozornění: požadavek FSBU 27/2021 o uchovávání účetních dokladů, údajů v nich obsažených, jakož i o umístění databází na území Ruské federace, se stane povinným až od 1. ledna 2024 (Nařízení Ministerstva financí ze dne 23.12.2021. prosince 224 č. XNUMXn).

Postup pro poskytování přístupu k dokumentům určuje organizace nebo jednotlivý podnikatel. Chcete-li však získat přístup k dokumentům, musíte informovat hlavního účetního nebo jinou odpovědnou osobou.

Ukládání personálních dokumentů

Za ukládání personálních dokumentů odpovídá personální oddělení. Personál zahrnuje dokumentaci o personálu organizace, jakož i místní akty a další dokumenty, které jsou povinné pro všechny zaměstnance.

K dokumentaci pro personál dokumenty zahrnují:

o pracovních činnostech zaměstnanců, včetně práce se škodlivými a (nebo) nebezpečnými pracovními podmínkami;

o personální evidenci;

pro výpočty mezd a jiných plateb;

o ochraně práce.

Personální dokumentace musí být uchovávána po dobu stanovenou standardním seznamem dokumentů.

Doba uchovávání dokumentů

Ukládají se účetní doklady, účetnictví, účetní závěrky nejméně po pěti letech vypršení vykazovaného roku (Část 1 Čl. 29 zákona č. 402-FZ).

Od 17. března 2021 jsou lhůty uchování daňových účetních evidencí, jakož i podkladů pro výpočet, srážení a odvod daní pět let (pp. 8, odstavec 1, čl. 23 NK).

Další doby uložení jsou uvedeny ve standardním seznamu dokumentů. Umožňuje ukládat dokumenty:

neustále. Takto jsou uloženy účetní závěrky, převodní akty, separační a likvidační rozvahy a vysvětlivky k nim;

pokud byly doklady o personálu dokončeny v kancelářské práci po 1. lednu 2003, jsou uloženy 50 let, pokud po tomto datu – 75 let;

10 let potřebujete uchovávat dokumenty o mancích, zpronevěrech, zpronevěrech – například osvědčení, akty, korespondenci.

Kromě toho jsou poskytovány zvláštní doby uchovávání dokumentů:

během 6 let musíte uchovávat doklady o pojistném (pp. 6, odstavec 3.4, čl. 23 NK);

10 let zřízený pro ukládání dokumentů o ztrátách, které se přenášejí do budoucnosti.

Doba uložení dokumentů závisí na jejich typu. V následující tabulce jsou uvedeny typické doby uchovávání dokumentů.

Bankovní a pokladní doklady

Dokumenty pro otevření, uzavření, přeregistraci běžných účtů

Smlouvy o bankovním účtu

5 let po skončení platnosti smlouvy

Prvotní účetní doklady a související podklady – pokladní doklady a knihy, bankovní doklady

5 let s výhradou kontroly

ČTĚTE VÍCE
Jak prát podložku na bázi gumy v pračce?

Smlouvy o úvěru a půjčce,

doklady potvrzující poskytnutí úvěru (půjčky) a splnění závazků dlužníka

5 let – po úplném splnění povinností a ověření odbornou komisí;

10 let – s podmínkou zástavy nemovitosti

Účetní doklady

Účetní výkazy: souhrnné roční (konsolidované), roční;

Neustále, ale ne méně než 10 let

Nejsou-li roční, trvale, nejméně však 10 let

5 let po vykazovaném roce;

Podle ročního zúčtování – neustále, ale ne méně než 10 let

Dokumenty účetní politiky

5 let po výměně za nové

Primární dokumenty a přílohy k nim – kmenové listy pokladních šekových knížek, příkazy, docházkové výkazy, bankovní avíza a žádosti o převod, akty převzetí, dodání, odpisy majetku a materiálu, účtenky, faktury a zálohové zprávy, korespondence

5 let s výhradou kontroly

Výplatní pásky, výplatní pásky a další platby

pokud neexistují žádné osobní účty – 50/75 let

Předpisy o odměňování a odměnách zaměstnanců v místě schvalování

Neustále, ale ne méně než 10 let

Doklady o pohledávkách a závazcích

5 let po splacení dluhu

5 let s výhradou kontroly

Doklady o mancích, zpronevěře, krádeži

10 let (po náhradě škody, v případě trestního řízení uchovávat do rozhodnutí ve věci)

Osvědčení o provedených pracích a poskytnutých službách

Úkony odsouhlasení pohledávek a závazků

5 let s výhradou splacení pohledávek nebo závazků

5 let po expiraci

Inventární seznamy, úkony a prohlášení

5 let s výhradou kontroly

Seznam osob oprávněných podepisovat prvotní účetní doklady

5 let po výměně za nové

Daňové doklady

Doklady (certifikáty, tabulky, informace, korespondence) o naběhlých a převedených částkách daní do rozpočtů všech stupňů, dluhy na nich

5 let po odstranění dluhu

Dokumenty, výpočty částek daně, zprávy o nemožnosti srážkové daně, daňové účetní registry k dani z příjmu fyzických osob

Prohlášení (kalkulace) organizací pro všechny druhy daní

Informace o příjmech fyzických osob

pokud neexistují žádné osobní účty – 50/75 let

Registry informací o příjmech fyzických osob předávané daňovými agenty

Knihy účtování příjmů a výdajů podle zjednodušeného daňového systému

Pojistné a benefity

Výpočty pro odvody na povinné penzijní pojištění

Pracovní smlouvy, smlouvy o provedení práce, dohody o jejich změně, ukončení

Osobní karty a osobní složky zaměstnanců včetně vedoucích

Osobní účty zaměstnanců, platové karty

Při přijetí, převedení, přemístění, rotaci, kombinaci, částečný úvazek, propuštění, odměna, certifikace, další školení, přidělení třídních hodností, hodností, titulů, povzbuzení, ocenění, změny v životopisných údajích, rodičovská dovolená, volno bez zachování mzdy

O vysílání zaměstnanců na pracovní cesty

O disciplinárních sankcích

Časové rozvrhy, plány, časové záznamy

ve škodlivých a nebezpečných pracovních podmínkách – 50/75 let

1 rok po jejich výměně za nové

Harmonogramy zaměstnanců a jejich změny:

v místě vývoje nebo schválení;

v jiných organizacích

Neustále, ale ne méně než 10 let

3 roky po výměně za nové

Zprávy zaměstnanců o pracovních cestách

5 let pod podmínkou ověření odbornou ověřovací komisí

Souhlas se zpracováním osobních údajů

3 roky po uplynutí platnosti souhlasu nebo jeho odvolání, pokud federální zákon nebo dohoda nestanoví jinak

Firemní dokumenty

Zápisy, usnesení, rozhodnutí valných hromad akcionářů a akcionářů

Neustále, ale ne méně než 10 let

Registry vlastníků cenných papírů

Neustále, ale ne méně než 10 let

Výpisy z registrů držitelů cenných papírů

Korespondence týkající se výpočtu dividend

ČTĚTE VÍCE
Je možné doplnit barevnou tiskárnu pouze černým inkoustem?

Výkazy pro vydávání dividend

Za počátek doby uchovávání dokumentace by se mělo uvažovat od 1. ledna roku následujícího po roce, ve kterém byla dokončena dokumentace k ní (Část 2 Čl. 21.1 zákona č. 125-FZ). Podle některých dokumentů bylo toto pravidlo upřesněno.

Například podle faktury rokem dokončení kancelářských prací je rok, ve kterém byly naposledy použity při výpočtu DPH a při přípravě výkazů (dopis Ministerstva financí ze dne 19.07.2017 č. 03-07-11/45829).

Při převodu ztrát do budoucna musíte uchovávat dokumenty potvrzující výši vzniklých ztrát za celé období, zatímco organizace snižuje daňový základ (dopis Ministerstva financí ze dne 28.01.2022. ledna 03 č. 03-06-3/5632/XNUMX). Proto je doba uchování ztrátových dokladů 15 let. Počítá se po uplynutí 10 let stanovených pro převod ztrát do budoucnosti.

Doba uchování primárních dokladů, které potvrzují vznik počátečních nákladů na odpisovaný majetek, musí být počítána od okamžiku, kdy jsou odpisy dokončeny v daňovém účetnictví (dopis Ministerstva financí ze dne 16.08.2019. ledna 03 č. 03-06-1/62257/XNUMX).

Archivní ukládání dokumentů

Pro předání případů do archivu musí být dokumenty řádně připraveny. Pokud je pro archiv speciálně přidělena místnost, jsou na ni kladeny zvláštní požadavky (bod 2.16 pravidel schválených nařízením Ministerstva kultury ze dne 31.03.2015. března 526 č. XNUMX).

Místnost archivu musí být vzdálená od ostatních prostor organizace – laboratoř, výroba, domácnost a nesmí s nimi být společné ventilační potrubí. Archiv musí být od sousedních prostor oddělen protipožárními stěnami a stropy s limity požární odolnosti minimálně dvě hodiny.

Úložištěm archivu nemohou procházet vodovodní a kanalizační potrubí, vývody technologické nebo domovní vody.

Místnost archivu musí být dostatečně osvětlená a dobře větraná, aby byla zajištěna recirkulace vzduchu, stabilní teplotní a vlhkostní podmínky a čištění vzduchu od prachu a cizích nečistot. Kromě toho musí mít archivní sklad přístup k výtahům a schodišti.

Není však nutné přidělovat zvláštní místnost pro dokumenty. Hlavní je uložit je do uzamčených skříní nebo trezorů, které zajistí bezpečnost dokumentů a ochrání je před prachem a světlem.
Před odevzdáním k archivaci je třeba dokumenty vybrat a řádně připravit.

Z celé řady dostupných dokumentů je třeba vyzdvihnout ty, které se týkají personálu a mají trvalé nebo dočasné uložení. Právě tyto dokumenty podléhají archivaci (oddíl 1.1.2 metodických doporučení Spolkového archivu ze dne 19.07.2018. července XNUMX č. b/n).

Před přesunem souborů do archivu je nutná kontrola, která určí hodnotu dokumentu a jeho trvanlivost. Pro provedení zkoušky je nutné vytvořit odbornou komisi. V malých společnostech vzniká na příkaz manažera, ve velkých společnostech funguje na základě speciálně schváleného předpisu.

Případy se předávají do archivu podle inventáře. V důsledku zkoumání je nutné sestavit samostatné soupisy případů podle dokladů:

doba dočasného skladování delší než 10 let;

podle elektronických dokumentů trvalého uložení.

Podkladem pro sestavení soupisu případů, dokladů doby trvalého nebo dočasného uložení je seznam případů. Vypracovává se pro nadcházející kalendářní rok, nabývá účinnosti 1. ledna a následně upravuje.

ČTĚTE VÍCE
Co platí pro stacionární hasicí systémy?

Přenos dokumentů do archivu organizace musí být formalizován akt přijetí a převodu. Podepisuje jej předseda a členové komise, schvaluje vedoucí organizace.

Dále musíte uspořádat správné uložení souborů v archivu. Úplná registrace případu na papíře vyžaduje následující akce:

ukládání nebo vázání dokumentů případu;

číslování listů případů;

sestavení listu – svědek případu;

vypracování interního soupisu dokumentů případu;

design krytu pouzdra.

Pokud jsou elektronické soubory ukládány, je k jejich přenosu nutný i soupis.

V místním regulačním aktu organizace musí být uvedena osoba odpovědná za uchovávání archiválií. Například účetní, sekretářka nebo personalista. Požádejte je, aby založili speciální deník pro vydávání archivních dokumentů. Musí uvádět vaše celé jméno. pracovníka, který spis z archivu převzal, datum jeho vydání a vrácení. Zaměstnanec musí všechny tyto operace potvrdit podpisy v deníku.

Zničení dokumentů s prošlou dobou uložení

Dokumenty s prošlou dobou uložení jsou zničeny. K vyřazení jsou vybírány dokumenty, kterým uplynula doba použitelnosti do 1. ledna roku, ve kterém jsou vyřazovány.

Společnost také musí odpovídat za zničení dokumentů. odborná komise. Je potřeba vybrat pouzdra pro zničení a pro další skladování.

Komise schvaluje a koordinuje soupisy pouzder, inventarizační doklady a rozhoduje o přidělení ke skartaci případů, které nepodléhají úschově. Všechny tyto dokumenty musí schválit vedoucí. Poté lze s věcmi určenými k likvidaci podle zákona nakládat.

Případy na na papíře, přidělené ke zničení, se předávají k likvidaci podle zákona o přidělení dokladů ke zničení, jakož i na základě dalších dokladů potvrzujících skutečnost jejich předání ke zničení.

Elektronická pouzdra ty s prošlou dobou použitelnosti se oddělují v souladu s obecným postupem. Poté jsou eliminovány fyzicky nebo pomocí softwaru a hardwaru, například přepsáním informací na disku.

Dne 17. září 2023 byla nařízením Spolkového archivu č. 31.07.2023 ze dne 77. července XNUMX (dále jen Nařízení) schválena nová pravidla pro uchovávání archiválií. Objednávka zavedla změny v postupu práce s řídící dokumentací podléhající archivnímu uložení. V tomto článku vám řekneme, jak s přihlédnutím k novým pravidlům vypracovávat, uchovávat a používat archivní dokumenty.

Ilustrace: Vera Revina/Klerk.ru

Pro koho jsou pravidla pro uchovávání archiválií určena?

Pravidla pro ukládání archiválií jsou relevantní pro většinu existujících struktur. Seznam organizací, které mohou být uživateli archivních dokumentů, zahrnuje následující kategorie:

orgány místní samosprávy;

podnikatelé a fyzické osoby, které mají zákonný důvod přijímat a používat archiválie.

Bez ohledu na kategorii se každý uživatel pracující s archiváliemi musí řídit příslušnými předpisy.

Dosud platila pravidla schválená nařízením MK č. 31.03.2015 ze dne 526. března 77. Pravomoci regulovat tuto oblast ale přešly na Rosarkhiv, který okamžitě vypracoval nová pravidla pro uchovávání archiválií a schválil je do r. Objednávka č. XNUMX.

Archiv může být součástí organizace a uchovávat pouze ty dokumenty, které vznikají přímo v procesu její činnosti. Archiv může existovat i ve formě samostatná struktura – specializovaná organizace, jejíž činnost je omezena výhradně na ukládání archiválií. Každá společnost může takovou organizaci pověřit uložením svých archivů tím, že s ní uzavře servisní smlouvu.

Jaké dokumenty je třeba přenést do archivu?

Všechny dokumenty vzniklé při činnosti podniku jsou obvykle rozděleny do skupin podle určité doby uložení. Celkem lze rozlišit 3 skupiny dokumentů:

ČTĚTE VÍCE
Kolik dřevěného laťkového plotu potřebujete na 1 metr plotu?

dokumenty s dobou dočasného uložení až 10 let včetně (prvotní účetní doklady, objednávky na administrativní a ekonomické činnosti, nákladní listy, pokladní doklady, akty o převzetí provedených prací atd.);

dokumenty s dobou dočasného uložení delší než 10 let (technická dokumentace, osobní soubory atd.)

trvalé uložení dokumentů (výroční zprávy regulačním orgánům, statutární dokumenty, transakční pasy, seznamy případů atd.)

Dokumenty první skupiny mohou být uloženy jak ve strukturálních útvarech společnosti, tak v archivu. Volbu v tomto případě provádí vedoucí organizace nebo pověřený pracovník. Když doba uložení takových dokumentů skončí, jsou odeslány ke kontrole jejich hodnoty a poté zničeny v souladu s oddíly III a IV nařízení Rosarkhiv č. 77.

Dokumenty, které jsou uloženy delší než 10 let, jakož i dokumenty s trvalou trvanlivostí (až do likvidace organizace) podléhají evidenci a zařazení do soupisu případů v souladu s oddílem VI téhož nařízení. Tyto dokumenty podléhají povinnému archivnímu uložení.

Jak uchovávat archiválie podle nových pravidel

Podívejme se na základní pravidla pro ukládání archivních dokumentů od roku 2023.

Postup pro přenos dokumentů do archivu. Podle nového řádu musí být dokument převeden do archivu nejdříve jeden rok a nejpozději tři roky po ukončení jeho použití v kancelářské práci a vyřazení z toku dokumentů.

Požadavky na organizaci skladování papíru. Pokud organizace převezme odpovědnost za uchovávání archiválií, musí pro tyto účely vyčlenit zvláštní místnost. Sklad musí být opatřen protipožárními systémy a dobrým větráním, ukazateli teploty a vlhkosti musí být stálé. K osvětlení archivů můžete použít nejen žárovky v uzavřených odstínech, ale také LED a zářivky se sníženým spektrem ultrafialového světla.

Činnost archivu by se měla řídit místními předpisy organizace a za uchovávání a používání dokumentů by měl odpovídat zaměstnanec jmenovaný vedením.

Požadavky na přípravu papírových archiválií. Dokumentace zasílaná do archivu je vypracována ve formě samostatných souborů, seskupených podle tematických, funkčních nebo dočasných (trvanlivost) podepsat. Papírové pořadače by neměly obsahovat více než 250 listů a přesahovat tloušťku hřbetu 4 cm. Dokumenty musí být prošity čtyřmi otvory (pro maloformátová pouzdra stačí tři) a mají pevnou vazbu.

Požadavky na organizování elektronických archivů. Nová vyhláška upřesnila postup práce s elektronickými archiváliemi. Zejména ukládání elektronických archivů lze organizovat jak pomocí fyzických médií, tak v systému ukládání elektronických dokumentů (KŮLNA). Druhá možnost také zahrnuje využití služeb elektronického ukládání dokumentů poskytovaných specializovanými organizacemi. Při použití fyzických médií je povinné každých 5 let kontrolovat bezpečnost elektronických dokumentů. Uchovávání v archivech podléhají i soubory audiovizuálních formátů.

Práce s elektronickými archivy je mnohem pohodlnější než s běžným papírovým úložištěm. Použití systému ukládání informací šetří nejen pracovní prostor, ale i čas zaměstnanců. Systematizace archivů a vyhledávání potřebných dokumentů probíhá během několika minut a riziko poškození nebo ztráty souborů je minimalizováno.

Specialisté Kaluga Astral nabízejí firmám hotová řešení pro práci s elektronickými dokumenty – služby Astral.EDO a 1C-EDO. S jejich pomocí můžete organizovat bezpečné ukládání elektronických archivních dokumentů a kompletně převést kancelářskou práci do digitálního formátu.