V roce 2023 jsou všichni (bez výjimky) zaměstnavatelé povinni zaslat oznámení o zpracování osobních údajů společnosti Roskomnadzor (RKN). Jak jej vyplnit? Jak podat oznámení RKN o zahájení zpracování osobních údajů? Co se stane, když budete nic ignorovat a nebudete nic řídit? Musí to udělat individuální podnikatel? Odpovíme na vaše dotazy a v roce 2023 si budete moci prohlédnout i příklady vyplňování oznámení do RKN.

Všichni zaměstnavatelé jsou povinni oznámit RKN – jinak pokuta

Před zpracováním osobních údajů zaměstnanců je zaměstnavatel povinen tuto skutečnost oznámit územnímu orgánu Roskomnadzor. Od 1. září je zaměstnavatel povinen oznámit zahájení zpracování osobních údajů, a to i v případě, že je zpracovává pro účely pracovněprávních předpisů. Pokud oznámení nezašlete, bude organizaci udělena pokuta až 5000 19.08.2022 rublů. (dopis Roskomnadzor ze dne 08. srpna 75348 č. XNUMX-XNUMX).

Oznamovací povinnost je tak přiřazena všem zaměstnavatelům (jak organizacím, tak individuálním podnikatelům). Ostatně všichni zaměstnavatelé zpracovávají osobní údaje svých zaměstnanců. Po obdržení oznámení zapíše RKN zaměstnavatele do registru provozovatelů osobních údajů.

RKN schválila 3 formy oznámení

Dne 26. prosince 2022 vstoupil v platnost příkaz Roskomnadzor, který schválil 3 formy oznámení:

  1. oznámení záměru zpracovávat osobní údaje;
  2. oznámení o změnách údajů obsažených v oznámení o záměru zpracovávat osobní údaje;
  3. oznámení o ukončení zpracování osobních údajů.

Pokud říkáme „inovace“, pak se první dvě oznámení liší od předchozích formulářů tím, že nyní je pro každou kategorii jednotlivců nutné samostatně:

  • uvést účely zpracování informací;
  • uveďte, jaké osobní údaje zpracováváte;
  • objasněte, na základě jakého regulačního aktu zpracováváte údaje této konkrétní kategorie fyzických osob;
  • uveďte, co budete s přijatými údaji dělat a jak je budete zpracovávat – elektronicky nebo na papíře.

Firma například pracuje s osobními údaji zaměstnanců a klientů. Za prvé, v prvních dvou oznámeních budete muset uvést účely, seznam osobních údajů, kategorii fyzických osob, právní důvody a způsoby zpracování pouze pro zaměstnance. Poté udělejte totéž pro klienty společnosti a další kategorie jednotlivců.

Pokud jde o třetí oznámení o ukončení zpracování osobních údajů, stačí uvést důvod a datum, kdy bylo zpracování osobních údajů ukončeno.

ČTĚTE VÍCE
Jak doma odstranit starou barvu z kovu?

Vyplnění oznámení o záměru zpracovávat osobní údaje: vzor

Řekněme, že chceme (zaměstnavatel) vyplnit oznámení týkající se našich zaměstnanců. To znamená, že shromažďujeme údaje například za účelem formalizace pracovněprávních vztahů se zaměstnanci, vedení personálních záznamů, vyplácení mezd, jakož i provádění pracovněprávních vztahů se zaměstnanci v souladu s typy činností uvedených ve stanovách organizace.

Neexistují jasné a pevné formulace pro vyplnění oznámení. Hlavní je, aby bylo jasné, o čem mluvíme. Různé kategorie však mohou mít velmi odlišné účely zpracování osobních údajů. Několik příkladů jsme shrnuli do tabulky:

Zde je výňatek z tohoto oznámení:

Vzorová upozornění pro různé životní situace jsou k dispozici v Consultant Plus. Pomocí tohoto odkazu se můžete přihlásit k bezplatnému zkušebnímu přístupu do systému.

Oznámení lze zaslat elektronicky prostřednictvím speciálního formuláře na webu Roskomnadzor. Pokud jste oznámení odeslali elektronicky, podepište jej elektronickým podpisem a odešlete prostřednictvím webu Roskomnadzor nebo prostřednictvím státních služeb. Chcete-li podepsat oznámení a odeslat je prostřednictvím webu Roskomnadzor, nainstalujte si na web agentury speciální plugin. Pokud jste vyplnili oznámení na papíře, podepište je se svým manažerem a odešlete na územní pracoviště Roskomnadzor ve vašem regionu.

Oznámení o změně/ukončení osobních údajů

  • Když se něco změní ve vaší práci s osobními údaji, vyplňte druhé oznámení – o provedení změn. Pokud jste například dříve upozornili Roskomnadzor, že zpracováváte data zaměstnanců, a poté jste začali pracovat s jinými kategoriemi (například s klienty). Oznámení o změnách ve zpracování osobních údajů je obdobné jako u prvního. Vytvořte jej analogicky a ponechte prázdné sloupce, ve kterých se informace nezměnily.
  • S oznámením o ukončení zpracování osobních údajů by neměly být žádné problémy: stačí uvést důvod a datum, kdy přestali osobní údaje zpracovávat.

Ukázky z RKN

Roskomnadzor připravil a zveřejnil na svých oficiálních stránkách příklady vyplňování příslušných oznámení: