3.6.1. Evidenci případů provádějí pracovníci služby dokumentační podpory vedení organizace nebo jiných organizačních složek, do jejichž působnosti patří zakládání a zakládání spisů, s metodickou pomocí a pod kontrolou archivu organizace.

3.6.2. V závislosti na době uložení se provádí úplná nebo částečná evidence případů.

3.6.3. Případy trvalého, dočasného (nad 10 let) uložení a personální evidence podléhají úplné evidenci.

Kompletní registrace případů zahrnuje:

archivace nebo vazba souboru;

číslování listů případů;

v případě potřeby vypracování vnitřní inventury dokumentů;

zavedení nezbytných upřesnění do podrobností obálky případu (objasnění názvu organizace, registračního indexu případu, lhůt případu, názvu případu).

Případy dočasného (až 10 let včetně) uložení podléhají částečné evidenci: je povoleno nesystematizovat dokumenty v případě, nečíslovat listy případu a nevystavovat certifikační poznámky.

3.6.4. Dokumenty tvořící případy jsou uloženy na 4 kolících v tvrdém kartonovém obalu nebo svázány s ohledem na možnost volného čtení textu všech dokumentů, dat, víz a usnesení o nich. Při přípravě šanonů k archivaci (vazbě) se z dokumentů odstraní kovové spojovací prvky (špendlíky, kancelářské sponky).

3.6.5. Stálé pořadače skládající se z vysoce cenných dokumentů nebo neformátových dokumentů jsou uloženy v uzavřených pevných, tříchlopňových složkách se stahovacími šňůrkami nebo v krabicích.

3.6.6. Pokud jsou ve spisu nevyzvednuté osobní doklady (občanské průkazy, pracovní záznamy, vojenské průkazy), jsou tyto dokumenty vloženy do obálky, která se založí do spisu. Pokud je takových dokumentů velké množství, jsou tyto vyřazeny ze spisů a je pro ně sepsán samostatný soupis.

3.6.7. Na konci každého případu je uložen prázdný formulář osvědčujícího listu a na začátku případu (pro evidenci zvláště cenných dokumentů) – formulář pro vnitřní inventarizaci dokladů případu.

3.6.8. Pro zajištění bezpečnosti a upevnění pořadí řazení dokumentů obsažených v kufříku jsou všechny listy tohoto pouzdra (kromě certifikačního listu a vnitřního inventáře) číslovány arabskými číslicemi s hrubým číslováním v pravém horním rohu listu pomocí jednoduchá tužka nebo číslo. Listy vnitřní inventury dokladů případů se číslují samostatně.

3.6.9. Listy pouzder skládající se z více svazků nebo dílů se číslují pro každý svazek nebo pro každý díl samostatně.

3.6.10. Fotografie, výkresy, schémata a další ilustrační dokumenty představující samostatný list v souboru jsou číslovány na zadní straně při horním okraji listu.

3.6.11. Složený list (formát A3, A2) je rozložen a očíslován na pravé straně horního okraje listu. V tomto případě je list libovolného formátu, lemovaný na jednom okraji, očíslován jako jeden list; list přeložený a uprostřed olemovaný je podroben novému sešití a je očíslován jako jeden list.

3.6.12. List s pevně nalepenými dokumenty (fotografie, výstřižky, výpisky atd.) se čísluje jako jeden list. Pokud jsou k dokumentu přilepeny na jednom okraji další dokumenty (textové vložky, překlady, výstřižky atd.), pak se každý dokument čísluje samostatně.

3.6.13. Obálky s přílohami uložené ve věci jsou očíslovány; v tomto případě se nejprve očísluje samotná obálka a poté se každá příloha v obálce očísluje následujícím číslem.

3.6.14. Dokumenty uložené ve skříni s vlastním číslováním listů (včetně tištěných publikací) mohou být číslovány v obecném pořadí nebo si ponechat vlastní číslování, pokud odpovídá pořadí listů ve skříni.

ČTĚTE VÍCE
Je možné použít podhled jako plátno pro projektor?

3.6.15. Pokud je v číslování listů případů zjištěno velké množství chyb, jsou přečíslovány. Při přečíslování listů se stará čísla přeškrtnou a vedle toho se umístí nové číslo listu; na konci případu je vypracován nový certifikační list, přičemž starý certifikační list je přeškrtnut, ale zůstává ve spisu.

Vyskytnou-li se jednotlivé chyby v číslování listů v souborech při jejich přípravě archivem organizace k předání do státního úložiště, je povoleno po dohodě se státním archivem použít čísla listů s písmeny.

3.6.16. Certifikační list se vyhotovuje v kartotéce na samostatném listu, v knihách – na zadní straně posledního prázdného listu, v kartotéce – na samostatném čistém listu formátu karty.

Certifikační list případu se vyhotovuje v předepsaném formuláři (Příloha 9), který udává čísly a slovy počet číslovaných listů případu, počet listů vnitřního inventáře, specifikuje specifika číslování čísel případu. (přítomnost čísel spisů s písmeny, chybějící čísla, počty listů s nalepenými fotografiemi, čísla velkoformátových listů, obálky s přílohami a počet listů v nich uzavřených) a také indikuje přítomnost v souboru tištěných kopií brožur s počet listů v nich, pokud nebyly poznamenány v obecném hrubém číslování ve spisu.

Dokument osvědčující případ podepisuje jeho zpracovatel. Veškeré následné změny ve složení a stavu věci (poškození, výměna originálních dokladů) se zapisují do certifikačního listu s odkazem na příslušný zákon.

Je zakázáno umísťovat certifikační list na víko pouzdra nebo prázdnou zadní stranu posledního dokumentu. Pokud je případ uložen nebo svázán bez formuláře certifikačního listu, nalepí se za horní část listu na vnitřní obal pouzdra.

3.6.17. Pro evidenci dokumentů trvalého a dočasného (nad 10 let) uložení je sestaven interní inventář spisů případu, jejichž evidence je způsobena specifiky této dokumentace (zejména cenné, osobní, soudní, vyšetřovací věci apod.), as i evidovat případy trvalého a dočasného (nad 10 let) uchování, tvořené podle typů dokumentů, jejichž záhlaví neodhaluje konkrétní obsah dokumentu.

Interní inventář se sestavuje na samostatném listu podle stanoveného formuláře (Příloha 10), který obsahuje údaje o pořadových číslech dokladů případu, jejich rejstříky, data, záhlaví a čísla listů případu. O vnitropodnikové inventuře se vyhotovuje závěrečný záznam, který čísly i slovy uvádí počet do ní zařazených dokladů a počet listů vnitropodnikové inventury.

Interní inventář podepisuje jeho zpracovatel. Pokud je věc svázána nebo uložena bez vnitřního formuláře soupisu listin, pak se soupis vyhotovený v předepsané formě nalepí na vnitřní stranu předního přebalu skříně.

Změny ve skladbě dokumentů případů (odnětí, vložení dokumentů, nahrazení kopiemi atd.) se promítnou do sloupce „Poznámky“ s odkazy na příslušné akty. V případě potřeby se vyhotoví nový konečný záznam pro vnitřní inventuru a osvědčení o případu.

3.6.18. Obal případu pro trvalé, dočasné (nad 10 let) uložení a pro personál je vypracován a proveden v předepsané formě (příloha 11), která obsahuje název organizace, strukturální jednotku, rejstřík případu, archivní kód věc, číslo věci (svazek, část) podle roční části souhrnného seznamu věcí, název věci.

ČTĚTE VÍCE
Jaký průměr by měla mít ventilační trubka v garáži?

Na obalu trvale uložených spisů je místo pro název státního archivu, do kterého budou spisy organizace přijímány, označení kódů státního archivu a organizace.

Při změně názvu organizace (strukturální jednotky) během období, na které se vztahují dokumenty k případu, nebo při převodu případu na jinou organizaci (do jiné strukturální jednotky), je nový název této organizace nebo organizace právního nástupce uveden na obálka případu a předchozí název organizace (strukturální jednotky) je uveden v závorkách.

Název případu na obálce případu je převzat z číselníku případů organizace, dohodnutého s odbornou revizní komisí příslušné archivní instituce. V případě potřeby jsou v nadpisu uvedeny upřesnění (čísla objednávek, protokoly atd.).

V případech, kdy se případ skládá z několika svazků (částí), je na přebal každého svazku (části) umístěn obecný název případu a název každého svazku (části).

V záhlaví případů obsahujících kopie dokumentů je uvedeno jejich číslo kopie. V názvu není uvedena pravost dokumentů případu.

Na obalu případu jsou arabskými číslicemi uvedena krajní data případu – rok (roky) založení a ukončení případu.

Pokud případ obsahuje dokumenty (přílohy atd.), jejichž data překračují lhůty případu, pak se pod daty případu o tomto vytvoří nový řádek: „případ obsahuje dokumenty pro . rok(y)”. Data případů se nemusí objevit na obálce souborů obsahujících roční plány a zprávy, protože se odrážejí v názvech případů.

Krajní data případů obsahujících organizační, administrativní, tvůrčí a jinou dokumentaci (protokoly, přepisy, dopisy, zprávy apod.), pro které je důležitá přesná datace, a případy skládající se z více svazků (dílů), jsou označeny znakem extrémní data data případových dokumentů, tzn. data registrace (sepsání) nejstarších a nejnovějších dokumentů obsažených ve věci.

Pokud je případ deníkem evidence objednávek, pokynů atd., pak datem případu budou přesná kalendářní data prvního a posledního záznamu v deníku.

Lhůty pro případ obsahující zápisy z jednání jsou data schválení (u dokumentů, které jsou schváleny) nebo sepsání prvního a posledního zápisu tvořícího případ.

Lhůty pro osobní spis jsou data podpisu příkazu k přijetí a odvolání osoby, pro kterou byl spis založen.

Povinnými údaji obalu kufříku je počet listů v kufříku, který je nalepen na základě certifikačního nápisu kufříku, a doba uložení kufříku (na pouzdrech k trvalému uložení je napsáno: „Uchovávat trvale “).

6.2. Tvorba a evidence případů

6.2.1. Formování věcí – seskupování vyřízených písemností do věcí v souladu s nomenklaturou věcí a systemizace písemností v rámci věci.

6.2.2. Případy se tvoří ve federálním výkonném orgánu zpravidla decentralizovaně, tzn. ve strukturálních divizích.

6.2.3. Vyřízené a vyplněné písemnosti je vykonavatel povinen předat do 10 dnů v závislosti na přijatém systému papírování službě předškolního vzdělávacího zařízení nebo osobám odpovědným za kancelářskou činnost ve stavebních útvarech k jejich sestavení do spisů. Číslo věci, ve které musí být písemnost uložena, stanoví vedoucí organizačního útvaru nebo vykonavatel podle číselníku věcí.

ČTĚTE VÍCE
Jaký je rozdíl mezi kyslíkovým ventilem a acetylenovým ventilem?

6.2.4. Kontrolu správného vytváření případů provádí služba předškolního vzdělávacího zařízení.

6.2.5. Při zakládání pouzder je třeba dodržovat tato obecná pravidla: do pouzdra vkládat pouze vyhotovené listiny v souladu s nadpisy pouzder podle názvosloví; seskupit dokumenty téhož kalendářního roku do případu, s výjimkou převoditelných případů; oddělit trvalé a dočasné ukládací dokumenty do souborů; ukládat fotokopie faxů a telefonních zpráv do souborů obecně; Dokumenty, které je třeba vrátit, další kopie a koncepty by neměly být součástí spisu; objem spisu by neměl přesáhnout 250 listů. Pokud je v případu více svazků (dílů), připojí se ke každému dílu číslo (rejstřík) a název případu s dodatkem „t. 1″, “t. 2”, atd.

6.2.6. Dokumenty v rámci případu jsou uspořádány shora dolů v chronologickém, otázka-logickém pořadí nebo v kombinaci obou.

Administrativní dokumenty jsou seskupeny do případů podle typu a chronologie se souvisejícími aplikacemi.

V samostatných chronologických případech, v závislosti na typu dokumentů, kopie přijatých federálních zákonů, aktů prezidenta Ruské federace, aktů vlády Ruské federace a výpisů z příslušných zápisů z jednání vlády Ruské federace nebo jeho Prezidium jsou sestaveny.

Všechny ohlašovací a informační dokumenty o provedení aktu prezidenta Ruské federace nebo vlády Ruské federace, který je pod kontrolou, jsou uloženy ve věci zahájené pro tento akt. Pokud nebyl spis o aktu založen, pak se ohlašovací dokumenty zakládají do stálého korespondenčního spisu pro aktuální rok.

Pokud existuje dokument o zbavení kontroly několika úkonů uložených v různých spisech, měli byste uložit požadovaný počet kopií tohoto dokumentu do příslušných spisů s uvedením čísla případu, ve kterém je originál tohoto dokumentu uložen .

Dokumenty představenstva jsou seskupeny do dvou souborů: protokoly a rozhodnutí představenstva; dokumenty pro jednání představenstva.

Ustanovení a pokyny schválené správními dokumenty jsou jejich přílohami a jsou seskupeny společně s uvedenými dokumenty.

Zakázky na hlavní činnosti jsou seskupeny odděleně od zakázek pro personál.

Zápisy ve spisu jsou řazeny chronologicky podle čísel. Dokumenty pro protokoly, seskupené do samostatných případů, jsou systematizovány podle čísel protokolů.

Schválené plány, zprávy, odhady, limity, seznamy titulů a další dokumenty jsou seskupeny odděleně od projektů.

Dokumenty v osobních složkách jsou umístěny tak, jak byly přijaty.

Návrhy, prohlášení a stížnosti občanů týkající se práce federálních výkonných orgánů a všech dokumentů k jejich posouzení a provedení jsou seskupeny odděleně od prohlášení občanů k osobním otázkám.

Korespondence je seskupena zpravidla za období kalendářního roku a systematizována v chronologickém pořadí; Dokument odpovědi je umístěn za dokumentem požadavku. Když je obnovena korespondence týkající se konkrétního problému, která začala v předchozím roce, jsou dokumenty zahrnuty do souboru aktuálního roku s uvedením indexu souboru z předchozího roku.

6.2.7. Případy federálního výkonného orgánu podléhají registraci při svém vzniku a na konci roku. Evidence spisu – příprava spisu k uložení. Evidence pouzdra zahrnuje komplex prací na popisu pouzdra na obálce, vazbě, číslování listů a vypracování certifikačního nápisu. Evidenci případů provádějí za metodické pomoci a pod dohledem archivu federálního výkonného orgánu zaměstnanci služby předškolního vzdělávacího zařízení a příslušných organizačních jednotek, do jejichž působnosti patří zakládání a vytváření případů.

ČTĚTE VÍCE
Je možné spustit pračku a myčku současně?

6.2.8. V závislosti na době uložení se provádí úplná nebo částečná evidence případů. Případy trvalého, dočasného (nad 10 let) uložení a personální evidence podléhají úplné evidenci. Úplná evidence věci zajišťuje: registraci údajů o obalu věci na předepsaném formuláři (příloha č. 22); číslování listů v kartotéce; sepsání listiny osvědčující věc (příloha č. 23); vypracování v případě potřeby vnitřního soupisu písemností případu (příloha č. 24); archivace nebo vazba souboru; zavedení nezbytných upřesnění do detailů krytu případu.

6.2.9. Obal kufříku pro trvalé, dočasné (nad 10 let) uložení a pro personál je vyhotoven v předepsané formě. Obálka případu obsahuje tyto údaje: název federálního výkonného orgánu (zřizovatel fondu); název konstrukční jednotky; číslo případu (index); název případu; datum případu (svazek, část); počet listů v pouzdru; doba uchování souboru; archivní kód případu.

Podrobnosti uvedené na obálce případu jsou vypracovány takto: název federálního výkonného orgánu je uveden celý, v nominativním případě s uvedením oficiálně přijatého zkráceného názvu, který je uveden v závorce za celým jménem; název konstrukčního celku – název konstrukčního celku se zapisuje podle schválené stavby; číslo případu – digitální označení (index) případu se uvádí podle nomenklatury případů federálního výkonného orgánu; název věci – převedeno z nomenklatury případů federálního výkonného orgánu, dohodnuto s EPC spolkového archivu; datum případu – uvádí se rok (roky) založení a ukončení případu v kancelářské práci. Datem případů obsahujících správní dokumentaci, jakož i případů skládajících se z několika svazků (dílů), jsou poslední data písemností případu, tzn. data (datum, měsíc, rok) registrace (sestavení) nejstarších a nejnovějších dokumentů obsažených ve věci. Datum přílohy k případu vytvořenému v samostatném svazku je datem registrace hlavního dokumentu, jehož příloha je umístěna v tomto svazku. V tomto případě jsou datum a rok uvedeny arabskými číslicemi, název měsíce je psán celý slovy.

Pro zajištění bezpečnosti a upevnění pořadí dokumentů obsažených ve spisu jsou všechny jeho listy, kromě listu osvědčovatele a vnitřního inventáře, očíslovány. Listy jsou číslovány tužkou shora dolů, čísla jsou umístěna v pravém horním rohu listu.

Velkoformátový list, na jednom okraji lemovaný, je v pravém horním rohu očíslován jako jeden list.

Dokumenty s vlastním číslováním listů včetně tištěných publikací se číslují v obecném pořadí.

Listy pouzder skládající se z více svazků nebo dílů se číslují pro každý svazek nebo díl samostatně.

Fotografie, výkresy, schémata a další ilustrativní a konkrétní dokumenty, které představují samostatný list v souboru, jsou číslovány na zadní straně v levém horním rohu.

Obálky s přílohami vložené do případu jsou očíslovány: nejprve obálka a poté každá příloha v obálce dalším číslem.

Přílohy k případu, obdržené v pořadači, jsou vypracovány jako samostatný svazek a samostatně číslovány.

Po dokončení číslování listů je vypracován certifikační nápis, který je umístěn na konci pouzdra. Osvědčující nápis je vypracován v pouzdře na samostatném ověřovacím listu pouzdra. Certifikační nápis označuje čísly i slovy počet listů v tomto případě znaky jednotlivých dokumentů (výkresy, fotografie, výkresy atd.).

ČTĚTE VÍCE
Proč je potřeba další systém vyrovnání potenciálu?

Certifikační dopis je podepsán jeho původcem s uvedením přepisu podpisu, pozice a data vyhotovení. Počet listů v pouzdru je uveden na obalu pouzdra v souladu s konečným nápisem.

Atribut „doba uchování případu“ se přenese na obal případu z odpovídající nomenklatury případů po jeho kontrole s dobou uchování uvedenou v seznamu standardních dokumentů nebo v seznamu dokumentů vytvořených v činnosti federálního orgánu, s uvedením doby uchovávání.

Na souborech trvalého úložiště je napsáno: „Uchovat trvale“.

Kód archivního případu (skládá se z čísla fondu, inventárního čísla a čísla případu podle inventáře) na obálkách pouzder trvalého uložení je v archivu spolkového výkonného orgánu nalepen černým inkoustem až po zařazení těchto případů do ročního oddíly konsolidovaných soupisů schválených EPC příslušného spolkového archivu (před tím je vyznačeno tužkou).

Na obalech skříní trvalého uložení je místo pro název federálního archivu, do kterého budou případy převedeny, kódy federálního archivu a federálního výkonného orgánu podle Všeruského klasifikátoru podniků a organizací (OKPO ) a Všeruský klasifikátor orgánů státní moci a řízení (OKOGU).

Koncem roku jsou upřesněny nápisy na vících pouzder trvalého a dočasného uložení (nad 10 let): pokud název pouzder na obalu neodpovídá obsahu uložených dokumentů, změny a do názvu věci se přidávají dodatky.

Na obálku lze vyrazit jména zakladatele a divize, rok a číslo jednací.

6.2.10. Pro evidenci dokumentů určitých kategorií dob trvalého a dočasného uložení (nad 10 let), jejichž zaznamenávání je způsobeno specifiky této dokumentace (zejména cenné, osobní spisy apod.), je sestaven interní inventář spisů případů.

Interní soupis spisových dokumentů se sestavuje i pro případy trvalého a dočasného (nad 10 let) uložení, pokud jsou tvořeny podle druhů dokumentů, z jejichž záhlaví není patrný konkrétní obsah dokumentů.

Potřeba sestavení vnitřního soupisu dokumentů případů je určena pokyny pro vedení záznamů ve federálním výkonném orgánu. Interní inventář se sestavuje na samostatném listu podle stanoveného formuláře, který obsahuje údaje o pořadových číslech spisových dokladů, jejich rejstříky, data, záhlaví a čísla listů kufříku, na kterých se každý doklad nachází. O vnitropodnikové inventuře se vyhotovuje závěrečný záznam, který čísly i slovy uvádí počet do ní zařazených dokladů a počet listů vnitropodnikové inventury.

Vnitřní soupis spisových dokumentů podepisuje zpracovatel s uvedením přepisu podpisu, polohy a data sestavení soupisu. Vnitřní inventář dokladů kufříku, ověřený sestavovatelem, je přilepen u horního okraje na vnitřní stranu předního krytu pouzdra.

6.2.11. Dokumenty tvořící případ se zakládají čtyřmi kolíky do tvrdého kartonového obalu nebo jsou svázány s ohledem na možné volné čtení textu všech dokumentů. Při přípravě šanonů k archivaci (vazbě) se z dokumentů odstraní kovové spojovací prvky (špendlíky, kancelářské sponky).

Případy dočasného uložení (do 10 let včetně) lze uložit do pořadačů, neresystematizovat dokumenty ve skříni, nečíslovat listy kufříku a nevyhotovovat certifikační listy.