Pokud si objednáte projekt od dodavatelů třetích stran, který nemá přísné standardy kvality, snažte se pracovat podle technických specifikací. Pomůže při vývoji webových stránek, designu, psaní článků na blog nebo poskytování dalších marketingových a IT služeb. Technická specifikace specifikuje přání.

Řekneme vám, jak vypracovat technickou specifikaci, abyste pochopili, co by k ní mělo být přidáno, kdo by měl tento dokument vypracovat a jaké jsou nuance a funkce.

Co je to technická specifikace

Technická specifikace neboli TOR je dokument, který stanoví požadavky na projekt. Konvenčně lze TK nazvat jakýmkoli zadáním dodavateli, hlavní věcí je, že v něm jsou jasně uvedeny vlastnosti konečného produktu.

  • Kupte dnes do 19:00.
  • Potřebuji chleba z pekárny poblíž mého domu.
  • Chléb by měl vážit 200 až 300 g.
  • Měla by to být buď žitná nebo pohanková mouka.

V prvním příkladu dáváme příkaz, který musí exekutor provést podle vlastního uvážení. Ve druhém jasně naznačíme, co přesně potřebujeme. Ideálním řešením v druhém případě by bylo sepsat smlouvu tak, aby se její přílohou staly zadání.

Kdy psát technické specifikace

Vše záleží na projektu a vašem obchodním modelu. Pokud je projekt malý, důvěřujete dodavateli a riziko, že dostanete něco, co není to, co jste chtěli, je malé, vystačíte si s ústní objednávkou.

Pokud pro vás projekt vyžaduje značné investice, je spojen se složitým IT oborem, kde je mnoho nuancí kvůli zvláštnostem technologie, nebo s kreativní oblastí, stojí za to zaznamenat požadavky do technických specifikací.

  • Ověříte si přístup interpreta k práci. Přijďte například za dodavatelem bez technických specifikací a on se nesnaží zjistit podrobnosti úkolu a zjistit, co přesně potřebujete. To představuje potenciální problémy s výsledkem.
  • Jste pojištěni proti bezohledným dodavatelům. Pokud existuje technická specifikace, lze kvalitu objednaného produktu zkontrolovat z hlediska souladu s požadavky – to je argument pro kontroverzní situace.
  • Je jednodušší měnit interprety. Vývoj velkého projektu, jako je webová stránka nebo aplikace, může trvat několik let. Pokud jste si na začátku uvědomili, že si dodavatel nemůže poradit, pokud máte technické specifikace, je jednodušší jeho služby odmítnout a najít si nového. Úspora času na vyjasňování požadavků.

Kdo by měl vypracovat technické specifikace

Neexistuje zavedená praxe – jak se domluvit se zhotovitelem.

Zákazník si to udělá sám

Například generální ředitel architektonického fotografického studia „ArkhPhoto“ Anatoly Shostak nazývá ideální zakázkou situaci, kdy zákazník obratem zašle podrobnou technickou specifikaci a požádá o zhodnocení díla.

V takových případech přesně víme, co, jak a kdy střílet. Podle toho můžeme okamžitě spočítat cenu a načasování práce. Ve většině případů však zákazníci nemají přesné technické specifikace, protože nemají konkrétní představu o tom, co přesně je třeba od dodavatele požadovat. V takových případech je vyzveme k vyplnění formuláře s návodnými otázkami.

Anatolij Šostak
Generální ředitel ArchPhoto

Spolupráce

Proces může vypadat takto: zákazník zformuluje všechny požadavky na budoucí produkt, vyplní zadání dodavatele podle vzorku a poté se na pohovoru dohodnou nuance.

Zadávací podmínky jsou plně prováděny umělcem

V takových situacích je dodavateli přidělen společný úkol a shromažďuje požadavky a povinné funkce pro produkt pomocí různých zdrojů – rozhovory se zaměstnanci zákazníka, studie potenciálních spotřebitelů a konkurentů.

ČTĚTE VÍCE
Jaké jsou požadavky na osvětlení staveniště?

Společná práce na vypracování technických specifikací a zadání zakázky dodavateli se liší především svým přístupem. Chcete si například objednat internetový obchod:

  • Spolupráce. Sdělíte dodavateli, že chcete web s úhledným zobrazením na jakémkoli zařízení, s možností zaregistrovat si osobní účet a sbírat body. Zhotovitel upřesní, jak dlouho jsou body uloženy a jak budou použity. A vypracuje technické specifikace do dokumentu.
  • Umělec ano. Zadáte si úkol – vytvořit internetový obchod. Dodavatel s pomocí obchodního analytika shromažďuje a strukturuje vaše požadavky na obchod a také studuje konkurenty a cílové publikum, navrhuje přidat do technických specifikací požadavek na zobrazení stránky na televizorech – protože vaši zákazníci často objednávají zboží tudy.

Univerzální řešení neexistuje, ale je lepší svěřit přípravu technické specifikace zástupci zhotovitele – specialista lépe ví, jak má jeho projekt fungovat. Zároveň byste se ale neměli od práce distancovat – vysvětlete zhotoviteli, proč produkt potřebujete, jak jej plánujete používat, kdo jej bude používat a proč, ukažte příklady řešení konkurence, která považujete za dobrá .

Kolik stojí objednávka technických specifikací?

Pokud je projekt složitý, s velkým seznamem funkcí a požadavků, lze technické specifikace objednat za peníze. To se praktikuje při tvorbě webových stránek a mobilních aplikací. S hotovou technickou specifikací nemusíte sami hledat dodavatele, ale vypsat výběrové řízení.

Zakladatel společnosti Work Solutions pro vývoj informačních systémů Maxim Mul při objednávání technických specifikací doporučuje zaměřit se na 10-20 % celkových nákladů na vývoj produktu.

Neočekávejte, že dostanete zdarma kvalitní technické specifikace. Na jeho sestavení se podílejí analytici, kteří musí formulovat funkční požadavky na základě obchodních cílů a popsat je tak, aby nebyl prostor pro nejednoznačné interpretace.
TK je zároveň zcizitelný dokument, se kterým může pracovat každý zhotovitel. To znamená, že si můžete objednat technické specifikace od některých vývojářů a poté se obrátit na jiné. Hlavní věc je, že obchodní logika a provozní pravidla jsou popsány v technických specifikacích.

Maxim Mul
Zakladatel Work Solutions

Pokud mluvíme o IT úlohách, například integraci mezi informačními systémy, implementaci CRM, vývoji doplňkové softwarové funkcionality nebo aplikací přes API, pak byste neměli počítat s technickými specifikacemi, které stojí méně než 50 000 rublů, říká Vladimír Sevruk, generální ředitel společnosti Informatika a služby.

Pro vytvoření technické specifikace, která je pro klienta minimálně hodnotná a vývojářům srozumitelná, musí analytik strávit alespoň týden rozhovory se všemi zaměstnanci klienta, ujasnit si s vývojáři možnost implementace požadavků a nakonec vše spojit do jednoho dokumentu. .
Mikro a malé podniky si takové náklady obecně nemohou dovolit – objednávání technických specifikací je relevantní pro vyšší malé a střední podniky, kdy IT produkt v konečném důsledku výrazně sníží obchodní náklady a bude ziskový.

Vladimír Ševruk
Generální ředitel společnosti “Informatika a servis”

Placené podrobné technické specifikace se používají i v jiných oblastech. Například ve fotografii architektury.

Máme složitější formu technické specifikace – říkáme tomu „scénář“. Pro scénář provádíme předběžné natáčení, předepisujeme a koordinujeme všechny úhly se zákazníkem, vypracujeme cílové publikum a vypočítáme načasování každého snímku s přihlédnutím k pohybu slunce. A to vše ještě před zahájením dokončovacích prací.

Anatolij Šostak
Generální ředitel ArchPhoto

ČTĚTE VÍCE
Co jsou kompresní šroubení?

ArchPhoto si účtuje peníze za sestavení tak podrobného scénáře. V závislosti na složitosti projektu a požadavcích zákazníka stojí scénář někdy více než samotné natáčení. Ale díky technickým specifikacím zákazník chápe, co nakonec dostane, ještě před zahájením práce, říká Anatolij Šostak.

Jak napsat technickou specifikaci

Co přesně by mělo být přidáno k technickým specifikacím, závisí na produktu. Pokud si například objednáte várku oblečení, musíte specifikovat vlastnosti střihu, typy materiálů a jejich kvalitu až po přibližný matný povrch knoflíků.
Pokud podepisujete smlouvu na vývoj webu, potřebujete scénáře jeho použití.

Pište jasně

Při psaní technické specifikace nebo popisu produktu dodavateli se snažte vyhnout kvalitativním přídavným jménům. Jednomu bude „krásné“ sako vypasované, jinému naopak širokého střihu. Je to stejné jako u všech projektů: čím více specifik, tím lépe.

Dobrý dodavatel upřesní a vyjasní nejednoznačné linie v technické specifikaci, ale to bude vyžadovat další čas na přepracování. Proto je lepší snažit se nedorozumění minimalizovat. A zkuste si sami určit konkrétní požadavky na produkt, než budete mluvit s dodavatelem.

Stává se, že zákazník neví, co přesně chce obdržet, a často si to ani neuvědomuje. Z tohoto důvodu se v technických specifikacích objevují vágní a verbální formulace. V důsledku toho stráví zákazník a zhotovitel značný čas jejich objasňováním. Je efektivnější vytvářet technické specifikace se specifickými a přesnými požadavky, bez upovídanosti.

Alexej Orlov
Project Manager ve společnosti Reksoft

Stojí za to pokusit se zredukovat všechna přání na kvantitativní požadavky.

Nesedí Hodí se
Zobrazte oblíbené produkty na hlavní stránce webu Vezměte nejkupovanější produkty za daný týden a zobrazte je na první obrazovce webu v bloku oblíbených produktů. S možností přidat položky do košíku jedním kliknutím.

Poskytněte dodavateli obecné informace

Sdělte dodavateli, co společnost dělá, kdo je její cílová skupina, podělte se o nuance práce – pomůže to dodavateli lépe porozumět projektu a vyhnout se chybám.

Generální ředitel INOSTUDIO Maxim Bolotov doporučuje alespoň sdělit zhotoviteli představu o projektu, který si objednáváte, a ujasnit si, jaké jsou jeho konkurenční výhody a jedinečnost.

Sdělte dodavateli, jaké problémy IT řešení vyřeší. Může to být zvýšení zisků, zvýšení povědomí o značce a loajalita uživatelů. Ujasněte si, kdo budou uživatelé produktu, jejich sociální a behaviorální charakteristiky, například pohlaví, věk, zájmy, rodinný stav, potřeby – to je nezbytné pro správné a efektivní formulování funkčních požadavků na produkt.

Maxim Bolotov
CEO INOSTUDIO

Pomozte mi pochopit termíny a nuance

Dodavatel je zpravidla odborníkem ve svém oboru, standardně je méně znalý ve vašem oboru. Pomozte mu proto porozumět konkrétním termínům nebo nuancím v zadání.

Můžete zadat samostatnou sekci ve formě slovníku s vysvětlením nebo ji vysvětlit v celém dokumentu.

Ukažte své konkurenty

V technické specifikaci stojí za to přidat odkazy na podobné projekty a doplnit je popisy: co přesně se vám na analogech líbí, co stojí za to opakovat a čemu byste se rozhodně měli vyhnout.

Pokud zákazník plánuje vytvořit produkt, jehož nápad je již na trhu, pak má smysl studovat konkurenty. Identifikujte charakteristické rysy jejich IT řešení, abyste mohli vyvinout svá vlastní s jedinečnými výhodami.
Doporučujeme připojit odkazy na podobná řešení k dokumentu vize produktu. S popisem funkčních bloků, které se vám líbily. To zjednoduší další komunikaci se zhotovitelem.

Maxim Bolotov
CEO INOSTUDIO

ČTĚTE VÍCE
Jaký druh nechráněných elektrických rozvodů není povolen v saunách, koupelnách a sprchách?

Zkontrolujte důležité technické požadavky

Pokud vyrábíte IT produkt, měli byste se okamžitě dohodnout na všech technických požadavcích se svým IT specialistou a dodavateli. To je nezbytné, aby bylo možné nové řešení integrovat do vašich stávajících platforem a obchodních procesů.

Pokud si například objednáte internetový obchod, je důležité, aby jeho engine mohl přijímat data ze všech vašich systémů – nejenom si vyměňovat aktuální ceny s 1C, ale také přijímat informace z CRM a samopsaných služeb.

Dodavatel musí být upozorněn na nuance během projednávání obecné vize projektu a před vypracováním technických specifikací. Je důležité, aby dodavatel věděl, jak pracovat se všemi vašimi technologiemi.

Popište scénáře použití produktu

Pokud děláte něco standardního, neměli byste se tolik ponořit do funkcí produktu, pouze to zmate a přidá podrobnost do technické specifikace. Ale v případě něčeho neobvyklého se pokuste v zadání odpovědět ne na otázku „Co?“, ale na otázku „Co udělá uživatel?“

  • Špatný – „Požadavek 1. Stránka má nákupní košík, uživatel může na další žádost obdržet seznam dalších produktů.“ V tomto případě není jasné, co by mělo fungovat a jak.
  • Dobrý – „Když uživatel vstoupí do košíku, stránka mu zobrazí vyskakovací banner. Tento banner by měl obsahovat produkty, které mohou být pro kupujícího užitečné. Do objednávky může jedním kliknutím přidat libovolný produkt. Nebo zavřete okno.” V tomto případě je jasné, jak funguje scénář použití vozíku a bloku s křížovými produkty.

Pokud mluvíme o IT produktech, můžete psát skripty pomocí následující šablony:

  • akce uživatele;
  • odezva webu;
  • pokud tak učiní uživatel, pak tak učiní stránka;
  • pokud uživatel něco udělá jinak, stránka reaguje tímto způsobem.

Popište požadavky na ověření návrhu

Při sestavování technických specifikací nevycházejte z abstraktních požadavků na produkt, v tomto případě skončíte u podrobného a nestrukturovaného seznamu přání. Místo toho si zkuste vymyslet podmíněný kontrolní seznam, kterým ověříte úspěšnost projektu.

Pro internetový obchod to může být například:

  • Zkontroluji správné zobrazení v prohlížečích Chrome, Firefox, Mozilla nejnovějších tří verzí.
  • Zobrazení na obrazovkách mobilních telefonů s rozlišením 320 x 480 px, monitor s rozlišením 1024 x 802 px, velký monitor s rozlišením.
  • Rychlost vykládání pro takovou a takovou službu není delší než 1 sekunda.

Čím podrobnější a delší kontrolní seznam, tím lépe.

Přejděte od obecného ke konkrétnímu

Pokuste se shromáždit požadavky na produkty od obecných po konkrétní. Pokud si objednáte návrh webových stránek, měli byste nejprve mluvit o obecné koncepci a přáních pro barevné schéma. Potom řekněte, jaké stránky by měly být na zdroji. Poté pokračujte popisem požadavků pro každý blok na každé stránce. A na konci se rozhodněte o prvcích v blocích: jaký typ a velikost písma by měl mít text, jak mají být řešeny ilustrace.

ČTĚTE VÍCE
Je možné instalovat průtokový ohřívač vody do bytu?

Šablony a příklady technických specifikací

Univerzální šablona technické specifikace neexistuje – požadavky se budou lišit v závislosti na odvětví a typu projektu.

Pokud se rozhodnete vypracovat technické specifikace sami, je efektivnější požádat dodavatele o šablonu nebo příklad. Nebo hledejte slipy, které účinkující nabízejí k vyplnění na svých webových stránkách – otázky z takových formulářů lze použít jako sekce technických specifikací.

Pokud si plánujete objednat IT produkt, můžete jako základ použít státní normy. Například:

    . Jedná se o další sovětský vývoj shromažďování požadavků na vytváření automatizovaných systémů. Ne hotová šablona, ​​ale spousta otázek pro zákazníka, které pomohou strukturovat přání. – standard pro vývoj komplexních systémů, ve kterých jsou otázky týkající se požadavků na funkce a také doporučení k popisu podmínek softwarového prostředí, tedy platforem, které budou s vaším produktem pracovat. — pokročilé specifikace pro vývoj požadavků na IT produkty. Velká pozornost je věnována případům použití.

Efektivnější bude vypracování technické specifikace společně s vybraným dodavatelem. Bude klást otázky, objasňovat nuance a strukturovat informace. A vysvětlíte, co nakonec od produktu potřebujete.

Když nejsou potřeba technické specifikace

Neměli byste sami vytvářet technické specifikace pro žádný produkt – často jde o zbytečnou práci, která jen zmate a stane se pro dodavatele zbytečným papírem.

Efektivnější by bylo začít s obecným pochopením úkolu – promyslete si, co od produktu potřebujete, jak se bude používat, co by v něm mělo být a co naopak rozhodně vyloučit. Popište ji spíše pomocí kvantitativních než kvalitativních charakteristik.

S tímto porozuměním kontaktujte svého dodavatele. Možná navrhne použití nikoli technických specifikací, ale flexibilních metodologií pro tvorbu produktu – když nejprve vyrobí malý prototyp, uvolní jej a poté shromáždí zpětnou vazbu od prvních zákazníků a na základě této analýzy neustále aktualizuje požadavky. S tímto přístupem je projekt realizován s ohledem na potřeby klienta.

Místo technických specifikací je výhodnější provést nejprve předprojektový průzkum, prostudovat skutečné potřeby klientů společně s analytikem dodavatele. A pak se rozhodněte, zda jsou technické specifikace vůbec potřeba.
Může být výhodnější a efektivnější dokončit obchodní úkol, například pomocí SCRUM. Práce v malých iteracích 1-2 týdnů, analyzování výsledku a postupné doplňování požadavků.

Vladimír Ševruk
Generální ředitel společnosti “Informatika a servis”

Stručně – univerzální tipy pro vypracování technických specifikací

Při sestavování technických specifikací sami nebo s dodavatelem dodržujte následující pravidla:

1. Zpracování zadání pro projekt investiční výstavby (dále jen projektové zadání) provádí zpracovatel (technický zákazník) v souladu se standardní formou zadání pro projekt investiční výstavby ( Příloha č. 1 k této objednávce).

2. Návrh zadání návrhu podléhá dohodě s vedoucím hlavního správce prostředků federálního rozpočtu ve vztahu k předmětu federálního majetku, hlavním správcem rozpočtových prostředků zakládajícího subjektu Ruské federace ve vztahu k předmětu státního majetku. státní majetek subjektu Ruské federace nebo hlavního správce fondů místního rozpočtu ve vztahu k předmětu obecního majetku 1.

3. Projektové zadání schvaluje zpracovatel (technický zákazník) po provedení technologického a cenového auditu zdůvodnění investice.

ČTĚTE VÍCE
V jaké vzdálenosti od plynového kotle lze umístit nábytek?

4. Projektové zadání musí obsahovat výchozí údaje dostatečné pro vypracování projektové dokumentace investičního záměru v souladu s požadavky Předpisů na skladbu úseků projektové dokumentace a požadavky na jejich obsah, schválených nařízením vlády č. Ruské federace ze dne 16. února 2008 N 87 (Shromážděné právní předpisy Ruské federace, 2008, N 8, čl. 744; 2009, N 21, čl. 2576, N 52, čl. 6574; 2010, N 16, čl. 1920, N 51, čl. 6937; 2011, N 8, čl. 1118; 2012, N 27, čl. 3738, N 32, čl. 4571; 2013, N 17, čl. 2174, N 20, čl. 2478, N , čl. 32; 4328, N 2014, čl. 14, N 1627, čl. 50; 7125, N 2015, čl. 31, N 4700, čl. 45; 6245, N 2016, čl. 5, N 698 48; 6764, N 2017, čl. 6, N 942, článek 19 č. 2843, článek 21, č. 3015, článek 29, č. 4368, článek 38, č. 5619, článek 51).

5. Zadání návrhu je zpracováno v elektronické podobě, s výjimkou případu uvedeného v odst. 9 těchto požadavků, a je schváleno podpisem zpracovatelem (technickým zákazníkem) pomocí vylepšeného kvalifikovaného elektronického podpisu.

6. Zadání návrhu ve formě elektronického dokumentu je zpracováno v následujících formátech:

a) doc, docx, odt – pro dokumenty s textovým obsahem, který neobsahuje vzorce;

b) pdf – pro dokumenty s textovým obsahem, včetně těch, které obsahují vzorce a (nebo) grafické obrázky, a pro dokumenty s grafickým obsahem.

7. Elektronický dokument vydaný vládním orgánem, orgánem místní správy, organizací nebo jednotlivcem v souladu s požadavky stanovenými legislativou Ruské federace o urbanistických činnostech je přiložen k zadání návrhu v původním formátu.

8. V případě, že je originál dokumentu připojený k zadání návrhu vydán a podepsán oprávněným orgánem státní správy, orgánem územní samosprávy nebo organizací na papíře, je povoleno vygenerovat elektronický dokument skenováním přímo z originálního dokumentu (použití kopií není povoleno), které se provádí při zachování orientace originálního dokumentu v rozlišení 300 dpi (měřítko 1:1) v následujících režimech:

a) „černobílé“ (pokud v dokumentu nejsou žádné grafické obrázky a (nebo) barevný text);

b) „odstíny šedi“ (pokud dokument obsahuje grafické obrázky jiné než barevné);

c) „barevný“ nebo „režim plného barevného vykreslování“ (pokud dokument obsahuje barevnou grafiku nebo barevný text).

Pokud se papírový dokument skládá ze dvou nebo více listů, vygeneruje se elektronický obraz takového papírového dokumentu ve formě jednoho souboru.

Vygenerovaný elektronický dokument je podepsán vylepšeným kvalifikovaným elektronickým podpisem zpracovatele zadání návrhu.

9. Zadání návrhu obsahující informace představující státní tajemství je zpracováno v papírové podobě.

1 V souladu s odst. 21 Požadavek na skladbu a obsah odůvodnění investic vkládaných do investičního záměru na vytvoření investičního záměru, na který se plánuje uzavření smlouvy, jejímž předmětem je souběžné provádění prací na projektování, výstavbě a uvádění projektu investiční výstavby do provozu, schválené usnesení vlády Ruské federace ze dne 12. května 2017 N 563 „O postupu a důvodech uzavírání smluv, jejichž předmětem je souběžné provádění prací na projektování, výstavbě a uvádění projektů investiční výstavby do provozu a o změně některých zákonů vlády Ruské federace“ (Sbírka právních předpisů Ruské federace, 2017, č. 21, čl. 3015).